Jako ekspert IT wiesz, że grupy i zespoły platformy Microsoft 365 mogą być świetnym sposobem zarządzania projektami i współpracy ze współpracownikami. Jednak wiesz również, że bez odpowiedniego zarządzania te grupy i zespoły mogą szybko stać się niesforne i niemożliwe do zarządzania. W tym artykule pokażemy, jak zarządzać grupami i zespołami platformy Microsoft 365 bez właścicieli, aby zapewnić realizację projektów i zadowolenie współpracowników.
Jedną z najważniejszych rzeczy do zrobienia podczas zarządzania grupami i zespołami platformy Microsoft 365 jest określenie jasnych oczekiwań wobec członków grupy. Upewnij się, że wszyscy rozumieją, jakie są ich role i obowiązki w grupie. Pomoże to uniknąć nieporozumień i zapewni, że wszyscy będą na tej samej stronie.
Kolejną ważną wskazówką jest zorganizowanie grup i zespołów. Oznacza to tworzenie jasnych i zwięzłych konwencji nazewnictwa dla grup i zespołów, a także przechowywanie plików i dokumentów projektu w jednym centralnym miejscu. Utrzymując porządek w grupach i zespołach, ułatwisz wszystkim znajdowanie potrzebnych informacji i pozostawanie na bieżąco.
Na koniec nie zapomnij regularnie komunikować się z członkami grupy. Informuj ich na bieżąco o swoich postępach i proś o opinie. Pomoże to zbudować zaufanie i utrzymać zaangażowanie członków grupy w projekt. Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, możesz skutecznie zarządzać grupami i zespołami Microsoft 365 bez właścicieli.
W grupie Microsoft 365 co najmniej jedno konto administratora może zarządzać i wprowadzać niezbędne zmiany. Jeśli jednak konto właściciela zostanie usunięte w Microsoft 365, zespół w Microsoft Teams lub Microsoft 365 Group i powiązane z nim usługi mogą zostać osierocone. Chociaż nic nie można zrobić, jeśli właściciel grupy został usunięty, można zastosować prymitywne środki. Ten post pokaże Ci, co możesz zrobić zarządzać nieposiadanymi grupami i zespołami Microsoft 365 .
Jak zarządzać grupami i zespołami platformy Microsoft 365 bez właścicieli
Administrator globalny, administrator programu Exchange lub administrator grupy może utworzyć zasady, które automatycznie pytają najbardziej aktywnych członków grupy lub grupy bez właścicieli, czy przejmą własność. Jeśli członek zaakceptuje zaproszenie, staje się właścicielem.
Co można określić dla polisy
- Jeśli chcesz ograniczyć, kto może zostać zaproszony jako właściciel, określając grupę zabezpieczeń
- Adres nadawcy powiadomienia
- Liczba tygodni, w ciągu których będą wysyłane powiadomienia
- Które grupy lub zespoły są częścią zasad
- Goście nigdy nie są zapraszani do bycia gospodarzami.
- Powiadomienia są wysyłane co tydzień, począwszy od 24 godzin po utworzeniu polityki. Odbiorcy nie mogą przekazywać powiadomień innym osobom.
- Powiadomienia i odpowiedzi są śledzone w dzienniku kontroli.
- Akcja jest rejestrowana w dzienniku kontroli portalu zgodności.
- Zaproszenie do zostania właścicielem może przyjąć maksymalnie dwóch członków grupy.
Kroki tworzenia polityki
- W centrum administracyjnym przejdź do Pokaż wszystko > Ustawienia > ustawienia organizacji, i dalej Usługi zakładka, wybierz Grupy platformy Microsoft 365 .
- Wybierać Jeśli nie ma właściciela, wyślij wiadomość e-mail i poproś aktywnych członków grupy, aby zostali właścicielami pole wyboru.
- Powiedzmy, że chcesz zachować domyślne ustawienia konfiguracji; Wybierać Ratować. W przeciwnym razie , Wybierać Dostosuj zasady i wykonaj kolejne kroki.
- NA Cotygodniowe opcje powiadomień na stronie określ, kto może otrzymywać powiadomienia o prawach własności. Jeśli zezwalasz lub blokujesz określonych członków, znajdź i dodaj grupę zabezpieczeń, której chcesz użyć.
- Wprowadź liczbę aktywnych członków, których chcesz powiadomić, i wybierz liczbę tygodni, na które chcesz wysłać powiadomienie. (Lista powiadomień jest tworzona podczas pierwszego powiadomienia i nie zmienia się.) Wybierz Następny .
- NA Od kogo jest ten list? wybierz nadawcę wiadomości e-mail, a następnie wybierz Następny . Należy pamiętać, że udostępnione skrzynki pocztowe nie są obsługiwane. Nadawca musi być skrzynką pocztową użytkownika lub skrzynką pocztową grupy.
- NA Temat i wiadomość stronę, skonfiguruj pocztę e-mail i, jeśli to konieczne, włącz Adres URL dyrektywy zasad a następnie wybierz Następny .
- NA Wybierz grupy docelowe stronę, wybierz Konkretne grupy i wybierz grupy i zespoły, które chcesz uwzględnić w tej polityce, lub wybierz Wszystkie grupy .
- Wybierać Następny .
- NA Przegląd i zakończenie stronę, potwierdź ustawienia i kliknij Koniec a następnie wybierz Zrobiony.
Co się stanie, jeśli członkowie grupy zrezygnują z własności w powiadomieniu?
Jeśli wszyscy członkowie odmówią przejęcia własności, nawet po wielu monitach, w portalu zgodności Microsoft Purview administratorzy mogą sprawdzić, która grupa nieposiadająca właściciela jest w trybie cichym w dzienniku inspekcji, wybierając ikonę Bez opieki grupa sierot działalność. Opublikuj to, administratorzy będą musieli skontaktować się bezpośrednio z grupami i przekonać kogoś do przejęcia kontroli. Gdy kogoś znajdą, mogą mianować tę osobę administratorem grupy lub zespołu.
Czytać : wymagania systemowe platformy Microsoft 365.
Zasady dla grupy bez właściciela są skonfigurowane, ale żaden członek nie jest powiadamiany.
W tej polityce jest krok, którego administrator nie musi konfigurować − Od kogo jest ten list? Musisz upewnić się, że nadawca korzysta ze skrzynki pocztowej użytkownika lub skrzynki pocztowej grupy. Powiadomienie nie jest wysyłane, jeśli skonfigurowałeś innego nadawcę niż skrzynka pocztowa użytkownika lub grupy. Aby uzyskać dalsze potwierdzenie, administrator może sprawdzić dziennik audytu, aby sprawdzić, czy wysłano grupowe powiadomienia e-mail.
